Conditions d'utilisation

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ AUX FINS DE TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RELATIVES À DES PERSONNES CONCERNÉES EXTERNES À IKO

Quelles sont la finalité et la portée du présent document ?

La finalité de la présente déclaration de confidentialité est de vous informer sur la manière dont IKO Development et ses filiales (IKO, « nous », « on », « notre »), traitent vos données à caractère personnel lorsque vous communiquez avec nous. La présente déclaration de confidentialité s’adresse à des personnes autres que le personnel d’IKO et les candidats à une offre d’emploi.

Qui est chargé du traitement de vos données à caractère personnel ?

IKO est le responsable du traitement eu égard aux opérations décrites dans le présent document.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Les données à caractère personnel mises en exergue dans le présent document sont traitées en vue de diverses finalités par différents départements d’IKO aux fins de gestion de vos interactions avec l’organisation.

Si vous vous rendez dans les locaux / sur un point de vente d’IKO ou participez à des évènements organisés par IKO (visiteurs et invités)

Marketing et communication
• Pour organiser des évènements, gérer votre assistance et/ou participation à des évènements et promouvoir ces évènements sur différents médias
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Vidéos, photos y compris photos numériques et enregistrements audio, données de présence (nom, adresse de messagerie électronique professionnelle), rôle professionnel, préférences alimentaires pour petits évènements

• Pour gérer les clients potentiels (y compris à travers des activités de marketing direct, de recherches en marketing, d’études de marché et le développement de relations publiques)
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification (nom, rôle professionnel, coordonnées professionnelles et/ou personnelles – adresse, numéro de téléphone, identifiant attribué par le responsable du traitement)

• Pour vous envoyer des messages à des fins de marketing direct (newsletter), pour vous envoyer des enquêtes de satisfaction, pour répondre à vos questions, requêtes, demandes lorsque vous nous contactez à travers le formulaire de contact du site internet ou via des courriels, pour surveiller votre comportement et les activités sur notre site internet.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? À travers notre formulaire de contact sur notre site internet, nous pouvons traiter votre nom et prénoms, votre adresse de messagerie électronique et numéro de téléphone ainsi que le cas échéant, votre message personnalisé.

Lorsque vous utilisez notre site internet, les données à caractère personnel collectées à travers des plugins sociaux exploités par des tiers.

Nous traitons également vos données à caractère personnel collectées à travers les cookies sur notre site internet. Pour de plus amples informations relatives à ce cookie spécifique, merci de vous rapporter à notre Politique relative aux cookies.

• Maintenance et utilisation du site internet
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification numérique (adresse IP, cookies, moment de connexion, informations relatives aux sessions de navigation). Informations collectées à travers le formulaire de contact – nom et prénoms, adresse de messagerie électronique, données à caractère personnel partagées volontairement par la personne concernée à travers le formulaire de contact

Administration
• Renforcement de la sécurité (garantir une utilisation sûre et sécurisée des locaux ainsi que d’autres biens immobiliers)
Réception et envoi de courriers (y compris les courriers normaux ainsi que les significations par voie d’huissier).

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, adresse professionnelle, rôle professionnel, plaque d’immatriculation du véhicule utilisé, images de vidéo-surveillance du bâtiment du siège.

Si vous êtes impliqué dans les fournitures de produits ou de services auprès d’IKO (fournisseurs ou autres prestataires)

• Renforcement de la sécurité (garantir une utilisation sûre et sécurisée des locaux ainsi que d’autres biens immobiliers)
Réception et envoi de courriers (y compris les courriers normaux ainsi que les significations par voie d’huissier).
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, adresse professionnelle, rôle professionnel, plaque d’immatriculation du véhicule utilisé, images de vidéo-surveillance du bâtiment du siège.

Juridique
• Pour gérer votre contrat / vos contrats avec nous ainsi qu’en cas de litige ou différend
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, coordonnées, rôles professionnels, comportements ainsi que toute autre donnée relative aux réclamations

Comptabilité
• Pour réaliser des activités de comptabilité telles que l’émission de factures pour les services et/ou produits que nous vous avons achetés en votre qualité de vendeur d’IKO
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification, coordonnées, données du compte bancaire, numéro de carte de crédit, indemnisations, conventions et contrats

Si vous êtes impliqué dans les fournitures de produits ou de services auprès d’IKO (fournisseurs ou autres prestataires)

• Administration
Sécurité des bâtiments (garantir une utilisation sûre et sécurisée des locaux ainsi que d’autres biens immobiliers)
Réception et envoi de courriers (y compris les courriers normaux ainsi que les significations par voie d’huissier) Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, adresse professionnelle, rôle professionnel, plaque d’immatriculation du véhicule utilisé, images de vidéo-surveillance du bâtiment du siège.

• Juridique
Pour gérer votre contrat / vos contrats avec nous ainsi qu’en cas de litige ou différend

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, coordonnées, rôles professionnels, comportements ainsi que toute autre donnée relative aux réclamations.

• Comptabilité & gestion de projets
Pour réaliser des activités de comptabilité telles que l’émission de factures pour les services et/ou produits que nous vous avons achetés en votre qualité de vendeur d’IKO.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification, coordonnées, données du compte bancaire, numéro de carte de crédit, indemnisations, conventions et contrats

Si vous êtes un client réel ou potentiel d’IKO

• Marketing & communication
Si vous avez fait part de votre intérêt concernant certaines de vos offres, nous pouvons traiter vos données à des fins de marketing (p.ex. pour vous transmettre des informations supplémentaires relatives à une offre ou pour vous envoyer notre newsletter).
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, adresse de messagerie électronique, autres coordonnées

• Comptabilité
Pour réaliser des activités de comptabilité telles que l’émission de factures pour les services et/ou produits que nous vous avons achetés.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification, coordonnées, données du compte bancaire, numéro de carte de crédit, indemnisations, conventions et contrats

• Propriété résidentielle et après-vente
Pour les pré-ventes, ventes, la location, la gestion de contrats ainsi que les services après-vente que nous vous proposons, en votre qualité de client d’IKO possédant une propriété résidentielle.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification (nom, rôle professionnel, coordonnées professionnelles et/ou personnelles – adresse, numéro de téléphone, identifiant attribué par le responsable du traitement, date de naissance, nationalité, état civil, documents personnels d’identification), données financières (source des fonds)

• Juridique et conformité
En cas de litige ou différend entre IKO et vous, pour gérer ou résoudre un tel litige ou différend.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, coordonnées, rôles professionnels, comportements ainsi que toute autre donnée relative aux réclamations

• Juridique et conformité
Pour exécuter les procédures de conformité afin de combattre la fraude et les infractions commises par les clients (ex: AML KYC) Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification personnelle, rôle professionnel, coordonnées, informations relatives aux documents d’identification, informations financières, signatures

• Propriété résidentielle et après-vente
Pour la location d’un bien immobilier que vous détenez en qualité de propriétaire
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, nationalité, identifiants personnels (date de naissance, numéro d’identification personnel), coordonnées, informations financières, conventions et contrats, signature, informations pour les documents d’identification

• Gestion de projets
Gestion de projets pour votre compte, en votre qualité de client d’IKO.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données du compte bancaire, numéro de carte de crédit, données d’identification, signature, conventions et contrats

• Gestion de biens immobiliers
Gestion de biens immobiliers pour le compte de filiales du Groupe pour des entreprises clientes.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, y compris données émises par des autorités publiques et notamment : carte d’identité, passeport ou numéro d’identification national, coordonnées, rôle professionnel, conventions et contrats, signature

• Propriété résidentielle et après-vente
gestion des relations avec les clients et des contrats clients avec les clients résidentiels (contrats de services résidentiels, contrat de prestation de services avec des entreprises de construction et accords de confidentialité, contrats avec des sociétés de gestion immobilière pré-sélectionnées, contrats avec des compagnies d’assurance).
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Données d’identification personnelle (nom et prénoms, coordonnées, adresse de messagerie électronique, numéro de sécurité sociale, nationalité, date de naissance), y compris données émises par des autorités publiques et notamment : carte d’identité, passeport ou numéro d’identification national, signature, données de facturation, données du compte bancaire

• Ventes aux entreprises
gestion des relations avec les clients et des contrats clients avec les entreprises clientes (contrats de services, contrats de prestation de services avec des entreprises de construction et accords de confidentialité, contrats avec des sociétés de gestion immobilière pré-sélectionnées, compagnies d’assurance).
Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, fonction professionnelle, convention et accords, signature

Si vous communiquez avec IKO en l’absence de relation contractuelle (tiers)

• Juridique
En cas de litige ou de différend entre IKO et un partenaire contractuel d’IKO vous impliquant en tant que tiers. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Nom et prénoms, coordonnées, rôles professionnels, comportements ainsi que toute autre donnée relative aux réclamations

Activités de traitement non couvertes par la présente déclaration de confidentialité

Certaines activités de traitement sont susceptibles d’impliquer le traitement de données à caractère personnel de personnes externes à IKO qui sont abordées plus en détail dans des déclarations de confidentialité à part.

Sur quel fondement traitons-nous vos données à caractère personnel ?

a) Lorsque cela est nécessaire aux fins d’exécution d’un contrat
Dans certains cas, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures pré-contractuelles à votre demande. C’est spécifiquement le cas lorsque nous envisageons de conclure avec vous un contrat concernant la vente ou la location d’un bien immobilier.

b) Sur la base de votre consentement
Dans des cas très limités, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement explicite. C’est spécifiquement le cas lorsque :
• Vous nous contactez à travers notre site internet pour obtenir davantage d’informations concernant nos offres ; ou
• Vous nous demandez de recevoir notre newsletter ; ou
• Nous vous demandons l’autorisation de collecter certaines informations relatives à vos préférences alimentaires dans le cadre de votre assistance à un évènement organisé par IKO ; ou
• Nous vous demandons l’autorisation de prendre certaines photos ou d’enregistrer certaines vidéos au cours d’un évènement organisé par IKO.
Chaque fois que nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment et sans que cela ne vous porte préjudice en contactant IKO à l’adresse de messagerie électronique suivante : data.protection@ikorealestate.eu.
Dans cet email, vous devez clairement nous communiquer suffisamment d’informations afin que nous puissions vous identifier et clairement indiquer en vue de quelle finalité votre consentement a été initialement recueilli.
Lorsque votre consentement a été révoqué, les activités de traitement fondées sur ce consentement prendront fin dès que possible. Néanmoins, la révocation de votre consentement ne remettra pas en cause la légalité des activités de traitement réalisées sur la base de votre consentement, jusqu’à sa révocation. Toutes les opérations de traitement de données qui étaient fondées sur votre consentement et se sont déroulées avant votre révocation demeureront légales.

c) Afin que le responsable du traitement se conforme à une obligation juridique
Dans certains cas, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire afin qu’IKO puisse se conformer à l’une de ses obligations juridiques. C’est spécifiquement le cas lorsque :
• Nous collectons des informations dans le cadre de notre processus de lancement d’alerte ;
• Nous collectons des informations à votre sujet en qualité de client réel ou potentiel d’IKO, afin qu’IKO puisse se conformer à ses obligations découlant de la législation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et des dispositions du code civil relatives à l’achat final d’un contrat ;
• IKO utilise vos données à caractère personnel afin de se conformer à ses obligations découlant de la législation commerciale, fiscale et comptable.

d) Sur la base de l’intérêt légitime du responsable du traitement
La majorité de nos activités de traitement de données à caractère personnel sont nécessaires en vue de la poursuite de notre intérêt légitime ou de celui d’un tiers. Dans tous ces cas, nous veillerons à ce que le traitement soit proportionnel par rapport aux finalités identifiées par IKO et qu’il ne supplante pas vos intérêts ou droits ou libertés fondamentaux.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel (période de conservation) ?

En toutes circonstances, les données à caractère personnel ne seront conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités de leur traitement.

En règle générale, nous conserverons vos données à caractère personnel pour la durée de votre relation avec IKO. Certaines catégories de données à caractère personnel sont conservées pour des périodes relativement plus courtes. Par exemple, les données enregistrées par les systèmes de vidéo-surveillance sont conservées pour 8 jours maximum, sauf en cas d’incident (la période de conservation devant dès lors être déterminée par l’autorité compétente réalisant l’enquête). Certaines autres catégories sont susceptibles d’être conservées pour des périodes plus longues, lorsque la loi l’impose (p.ex. nous pouvons conserver certaines de vos données à caractère personnel pour 10 ans, conformément à la période de conservation définie par la législation relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux).

Pour de plus amples informations, merci de nous contacter à l’adresse de messagerie électronique suivante : data.protection@ikorealestate.eu

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont susceptibles d’être partagées avec des parties internes et externes à IKO.
En savoir plus

• Au sein d’IKO
Normalement, les destinataires de vos données à caractère personnel sont les employés d’IKO. Néanmoins, certains prestataires, travailleurs indépendants, stagiaires ou consultants travaillant pour IKO sont susceptibles d’y accéder. Merci de vous rapporter aux sections précédentes de la présente déclaration de confidentialité afin de savoir quels départements traitent vos données à caractère personnel.
Nous sommes également susceptibles de transférer vos données à caractère personnel à d’autres sociétés du groupe (énumérées dans la section « qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ? ») en vue de finalités liées à la gestion des activités de la société.

• En dehors d’IKO
Dans certaines circonstances, IKO peut partager vos données avec des tiers. Dans ces cas, vos données seront partagées avec des :
– Autorités statutaires
– Prestataires de services informatiques
– Plateformes de réseaux sociaux
– Prestataires de services externes pour des photos et vidéos
– Agences numériques
– Prestataires de services de maintenance de sites internet
– Sociétés évènementielles
– Prestataires de services de systèmes de vidéo-surveillance
– Fournisseurs de logiciels de finance et de comptabilité
– Courtiers financiers
–Notaires
–Prestataires de services d’utilité publique pour l’appartement loué
– Autorités de règlement des litiges
– Avocats
– Consultants
– Experts comptables

Pour de plus amples informations relatives aux prestataires de services contractés par IKO, merci de nous contacter à l’adresse de messagerie électronique suivante : data.protection@ikorealestate.eu
Certaines de vos données à caractère personnel peuvent également, avec votre consentement, être divulguées publiquement.

IKO veillera également à ce que, lorsqu’un prestataire de services tiers traite des données pour le compte d’IKO, des protections contractuelles adéquates soient mises en place afin de préserver vos données à caractère personnel.
Merci de noter que nous sommes susceptibles d’utiliser ou de divulguer vos données à caractère personnel si la loi nous impose de le faire ou si nous estimons raisonnablement qu’une utilisation ou divulgation est nécessaire pour protéger vos droits et/ou pour se conformer à des procédures judiciaires ou réglementaires ou autres processus judiciaires.

Quand les transferts internationaux de données à caractère personnel ont-ils lieux ?

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées au sein de l’Espace économique européen ou dans des juridictions qui présentent un niveau de protection adéquate. Lesdites données sont susceptibles d’être transférées hors de l’Espace économique européen dans des cas limités.

Si vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, vous en serez informé dans la déclaration de confidentialité correspondante. Nous prendrons également des mesures afin de garantir que des protections adéquates sont en place afin de préserver ces données. Ces protections adéquates peuvent inclure un accord de transfert de données avec le destinataire des données fondé sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne ou d’autres mécanismes appropriés.

En vue des finalités exposées dans la présente déclaration de confidentialité, vos données à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays tiers lorsque nous avons recours à des prestataires de services se trouvant en dehors de l’Espace économique européen.
Pour de plus amples informations relatives aux transferts sus-décrits ainsi qu’aux protections adéquates mises en place concernant ces transferts, merci de nous contacter à l’adresse de messagerie électronique suivante : data.protection@ikorealestate.eu

Quels sont vos droits ?

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits que vous pouvez exercer dans certaines circonstances vis-à-vis des données à caractère personnel que nous détenons. Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous avons collectées vous concernant, de les rectifier, de les effacer ou d’en limiter le traitement.

• Votre droit d’accès : vous avez le droit de nous demander des copies de vos informations personnelles.
• Votre droit de rectification : vous avez le droit de nous demander de rectifier les informations personnelles que vous estimez imprécises. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les informations que vous estimez incomplètes.
• Votre droit à l’effacement : vous avez le droit de nous demander d’effacer des informations personnelles dans certaines circonstances.
• Votre droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances.
• Votre droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez transmises, d’une manière structurée, communément utilisée et dans un format lisible par machine ainsi que le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement lorsque le traitement se fonde sur votre consentement et est automatiquement réalisé.
• Votre droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou l’intérêt légitime d’un tiers. En particulier, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Merci de nous contacter à l’adresse de messagerie électronique suivante : dataprotection@ikorealestate.eu si vous souhaitez faire une demande. L’exercice de vos droits est gratuit. Si vous faîtes une demande, nous ferons de notre mieux afin d’y répondre dans un délai raisonnable.

Vous avez également le droit de présenter une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données. Cette dernière peut être contactée à l’adresse suivante :
Commission Nationale pour la Protection des Données
15 Boulevard du Jazz
4370 Esch-sur-Alzette
Luxembourg

Pour présenter une réclamation : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html

Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

IKO veillera à ces que des mesures de sécurité adéquates soient mises en place afin de protéger la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.

Comment pouvez-vous prendre contact afin d’exercer vos droits ?

En cas de question ou préoccupation concernant la présente déclaration de confidentialité, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse de messagerie électronique suivante : data.protection@ikorealestate.eu ou envoyez-nous un courrier à l’adresse suivante : IKO Development, 22 rue des Bruyères, L-1274 Howald, Luxembourg.